Successo nell’Automazione Documentale: Come l’AI ha Ridotto il Tempo di Elaborazione Fatture del 94%
La Sfida
FinServCo, una società di servizi finanziari di medie dimensioni, era sommersa dalla documentazione cartacea. Il loro reparto contabilità fornitori elaborava oltre 2.000 fatture mensili, con ogni fattura che richiedeva:
- Inserimento manuale dei dati nel sistema contabile
- Verifica incrociata con gli ordini di acquisto
- Instradamento delle approvazioni ai manager appropriati
- Classificazione per fini fiscali e di reporting
Questo processo consumava circa 4 ore giornaliere di tempo del personale dedicato, creava frequenti colli di bottiglia ed era soggetto a errori umani. Durante i periodi di chiusura mensile, il team spesso faceva straordinari per gestire l’aumento di volume.
La Nostra Soluzione
Prisma Labs ha implementato una soluzione completa di automazione documentale basata su AI che:
- Estrazione Automatica dei Dati: Utilizzo di OCR avanzato e machine learning per estrarre informazioni chiave dalle fatture indipendentemente dal formato o dalla struttura
- Validazione Intelligente: Controllo incrociato automatico dei dati estratti con gli ordini di acquisto e segnalazione delle discrepanze
- Classificazione Automatizzata: Categorizzazione delle fatture per reparto, fornitore e tipo di spesa senza intervento umano
- Instradamento Dinamico: Creazione di flussi di approvazione intelligenti basati sull’importo della fattura, reparto e politiche aziendali
Il sistema si è integrato perfettamente con il loro software contabile esistente e ha fornito una dashboard semplice per monitorare il processo e gestire le eccezioni.
I Risultati
Dopo l’implementazione della nostra soluzione di automazione documentale, FinServCo ha sperimentato:
- Riduzione del 94% del tempo di elaborazione: L’attività giornaliera di 4 ore ora richiede solo 15 minuti di tempo del personale per gestire le eccezioni
- Tasso di precisione del 99,3%: Superiore al precedente 92% ottenuto con l’elaborazione manuale
- Zero arretrati durante la chiusura mensile: Il sistema si adatta facilmente ai picchi di volume
- Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Pagamenti più rapidi e meno controversie
- Migliore utilizzo del personale: Il personale AP ora si concentra su analisi a valore aggiunto e negoziazioni con i fornitori
- Visibilità migliorata: Reporting in tempo reale sullo stato delle fatture e obblighi finanziari
Tecnologie Chiave Utilizzate
- OCR avanzato con potenziamento deep learning
- Elaborazione del Linguaggio Naturale per comprendere il contesto
- Algoritmi di validazione dati automatizzati
- Automazione del flusso di lavoro con logica condizionale
- Integrazioni API personalizzate con sistemi esistenti
Testimonianza del Cliente
“La soluzione di automazione documentale di Prisma Labs ha trasformato il nostro reparto contabilità fornitori. Quello che era un processo noioso e soggetto a errori è ora in gran parte automatizzato, permettendo al nostro team di concentrarsi su attività più strategiche. La precisione del sistema è impressionante e il risparmio di tempo è stato sostanziale. Questa è stata una delle nostre iniziative di trasformazione digitale più riuscite.”
— Sarah Thompson, Direttrice Finanziaria di FinServCo
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